WhatsApp Business 自動回覆教學：免費設定自動回覆詳細步驟

如果你的還在因為每天要處理大量顧客查詢而煩惱，就千萬不要錯過這個自動回覆教學了。商戶只需將 WhatsApp 帳戶升級至 WhatsApp 商業帳戶（WhatsApp Business），便可以24小時全天侯回覆顧客了！

根據 CRM 軟件 HubSpot 的數據，有三分之二的消費者都只有10分鐘的耐性等候商戶回覆。因此在競爭激烈的市場中，商戶應以最快的速度回覆客人，避免客戶流失。

今次我們將會教各位商戶如何動手逐步設置你的 WhatsApp Business 自動回覆，讓你在非辦公時間也能即時回覆顧客。還會附上 WhatsApp Chatbot 的自動回覆教學，教你如何進一步完善的自動回覆系統，讓顧客24小時都能獲得全方位的照顧！

WhatsApp 自動回覆

商戶可透過以下兩種渠道開通 WhatsApp 自動回覆這個功能：

WhatsApp Business 應用程式——WhatsApp Business 是官方為中小企而設的應用程式，均可在 App Store 或 PlayStore 免費下載。與一般個人版 WhatsApp 的分別在於能夠提供處理、整理商品目錄和快速回覆訊息的商用通訊工具，用起來的感覺與個人版 WhatsApp 差別不大。

WhatsApp Business API——WhatsApp Business API 是為企業而設的 WhatsApp 應用程式介面。原型是一系列的 API 編碼，並未有使用介面供用戶直接使用。不同於 WhatsApp Business，它是無法直接從 App Store 或 Google Play 下載，需從第三方供應商取得 API，或自行開發。可提供更加完善和進階的擴充功能，如：聊天機器人、大量廣播群發、多人團隊管理、客戶系統管理、關鍵字自動回覆等。

延伸閱讀：2022年網上零售新趨勢： WhatsApp Business的三大好處 提升網店銷量

如何在 WhatsApp Business 設定自動回覆？

WhatsApp Business 的自動回覆共分為兩種——「離開訊息」(Away Message) 及「問候訊息」(Welcome Message)。

問候訊息 (Greetings Message) 

當顧客逛實體店的時候，通常都有服務人員出來打招呼歡迎顧客。而在線上的場景裡，每當有顧客向商戶發送訊息，我們也能透過問候訊息即時向顧客發送歡迎訊息，增加品牌的親切感。

1. 前往「設定」 (Settings) > 「商業工具」 (Business Tools)

2. 點擊「問候訊息」(Greeting Message)

3. 開啟「問候訊息」(Send Greeting message) 

4. 點擊預設的問候訊息並開始編輯，完成後點擊儲存。

撰寫問候訊息的時候，最重要的清楚註明這個 WhatsApp 帳戶的服務特色，以及這個帳號可以為對方帶來什麼價值。這樣的介紹能為你的 WhatsApp Business 帳號和品牌打造有意義的目的性，也能讓顧客清楚了解你的品牌。

另外，問候訊息的文字愈精簡愈好，也可以搭配表情符號、鏈結等素材提升使用者體驗。

4. 點選「傳送對象」，編輯可收到問候訊息的對象：

• 所有人 (Everyone) 
• 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：所有非商戶聯絡人的對象都會收到問候訊息
• 所有人，除了… (Everyone except…) ：所有人除了指定聯絡人都能收到問候訊息
• 只傳送至 (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人

離開訊息 (Away Message)

即時你的客服有固定工作時間，不少顧客仍會在非辦公時間發送查詢。這個時候商戶應如何讓顧客獲得即時照顧，避免客戶流失呢？離開訊息正正可以在非辦公或繁忙時間代替客服傳送訊息。

設置離開訊息後，它可通知顧客現在是非辦公時間並鼓勵他們再次與你互動，在顧客心目中也能留下一個較好的印象。

1. 前往「設定」（iPhone 用戶）或點擊「更多選項」（Android 用戶），點擊「商業工具」。

2. 點擊「離線自動回覆訊息」(Away Message) 。

3. 開啟「傳送離線自動回覆訊息」(Send Away Message)。

4. 編輯離開訊息內容：點擊頁面最下方的訊息，即可開始編輯你的專屬離線訊息。完成後，點擊「OK」即可。

5. 選擇發送離開訊息的時間

商戶分別有三個選項：

• 一律傳送 (Always Send)：如果你將長時間無法回覆訊息（例如放長假），我們建議選擇此選項
• 非營業時間 (Outside of Business hours)：只有在非辦公時間時收到訊息才會觸發此自動回覆
• 自訂傳送時間 (Custom Schedule)：如果你只想在指定時間觸發離線自動回覆也可以選擇這個選項

*要選擇非營業時間，商戶需先在「商家檔案」設置營業時間。

6. 選擇傳送對象

最後一步便是選擇要發送離開訊息的對象了。商戶有四個選項：

• 所有人 (Everyone)：任何人在指定時間內發送訊息給至你的 WhatsApp Business 都會收到離線自動回覆
• 排除我的聯絡人 (Exclude my contacts)：向不在聯絡人名單中的電話號碼發送離線自動回覆
• 所有人，除了 (Everyone except…)：傳送給所有人，唯選區的對象除外
• 只傳送至 (Only send to…)：只傳送給指定聯絡人。

注意：離開自動回覆只能在商戶的 WhatsApp Business 有網路連接的情況下才能成功發送。